Nowinki w rozporządzeniach prawnych i podatkowych

Archiwum dokumentów to podstawa współczesnych przedsiębiorstw!

Archiwum dokumentów powinno być obecne w każdym przedsiębiorstwie


W obecnych czasach zarządy współczesnych przedsiębiorstw tworzą oraz realizują strategie rozwoju i budują trwałą przewagę konkurencyjną, w warunkach, których to najistotniejszy czynnik produkcji, czyli wiedza nie jest ich własnością.W takich sytuacjach warto jest postawić na archiwum dokumentów http://www.archidoc.pl/skanowanie-i-e-archiwum.html.


Przedsiębiorstwa, a głównie ich kierownictwa, muszą być zdolne do zapewnienia firmie zasobów pracowniczych gwarantujących najwyższy poziom wiedzy, kompetencji oraz umiejętności. Poruszając temat dotyczący metod i technik w zarządzaniu współczesnym przedsiębiorstwem. Należy zacząć od wyjaśnienia podstawowych pojęć, jakimi są przedsiębiorstwo oraz zarządzanie. Przedsiębiorstwo jest to wyodrębniona prawnie oraz ekonomicznie wybrana jednostka gospodarcza. Główną istotą działalności owego przedsiębiorstwa jest produkcja wszelkich dóbr bądź świadczenie usług. Do najczęstszych definicji celów działalności przedsiębiorstwa jest osiąganie zysku poprzez zaspokajanie potrzeb określonych konsumentów. Patrząc z perspektywy finansowej to głównym celem każdego przedsiębiorstwa jest wzrost jego wartości rynkowej w średnim oraz długim okresie i to oczywiście z korzyścią dla jego właścicieli.


Decydując się na archiwum dokumentów miejmy świadomość, że sama odrębność prawna firmy oznacza, iż przedsiębiorstwo jest podmiotem praw oraz obowiązków, którego to forma jest określana przez samych właścicieli danego przedsiębiorstwa i jest ona oczywiście zależna od regulacji prawnych obowiązujących na terytorium, na którym funkcjonuje podmiot. Samym wyrazem nabycia przez to przedsiębiorstwo osobowości prawnej jest wpisanie do rejestru. Odrębność organizacyjna przedsiębiorstwa oznacza, iż jest to jednostka zorganizowana w oparciu o określone metody zarządcze i procesy organizacyjne umożliwiające prowadzenie działalności. Odrębność techniczno-produkcyjna przejawia się wyłącznie w wydzielonym układzie technicznym, który pozwala na prowadzenie produkcji i lub świadczenie usług przez określoną jednostkę. Też, dlatego odrębność ekonomiczna oznacza wydzielenie majątkowe, samodzielność decyzyjną oraz dochodową, której wyrazem jest dążenie do osiągania dodatniej różnicy pomiędzy efektami, jak i nakładami ukierunkowanymi na archiwum dokumentów.


Natomiast zarządzanie jest to ogólny zakres działań, procesów oraz decyzji, których zastosowanie w odniesieniu do zasobów, osób, kapitału albo organizacji ma zapewnić warunki do efektywnego ich funkcjonowania prowadzącego do osiągnięcia postawionych celów. Już od początku dwudziestego wieku, odkąd zarządzanie próbowano oprzeć na naukowych podstawach, to aż do lat 60 dwudziestego wieku zarządzanie pojmowane było jako działanie kierownicze, które obejmowało następujące sekwencje postępowania: decydowanie, planowanie, organizowanie i kontrolowanie oraz motywowanie, nazywane klasycznymi funkcjami zarządzania. Zatem bez profesjonalnego archiwum dokumentów jest trudno funkcjonować.


Technika zarządzania to znacznie bardziej szczegółowy sposób działania od metody. Techniki są bardziej precyzyjnie opisane poprzez zbiór zasad, procedur oraz instrukcji, których zawsze należy przestrzegać w ramach określonego już sposobu działania. Natomiast współczesne przedsiębiorstwa funkcjonują w warunkach bardzo silnej konkurencji jak i szybko dokonujących się, i przy tym często nieprzewidywalnych zmian w swoim otoczeniu. Muszą zatem dysponować odpowiednim instrumentarium, które pozwolą sprawnie zarządzać. Ta potrzeba sprzyja z kolei rozwojowi różnorodnych koncepcji, technik organizacji i zarządzania czy metod. Problemem jednak staje się pełna znajomość tych właśnie narzędzi, prawidłowy ich dobór, sprawne wdrożenie, przygotowanie do wprowadzenia do praktyki i wykorzystywanie. Trudność z doborem będących w dyspozycji koncepcji czy metod wynika z faktu, iż są one wykorzystywane w różnych obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa.


Rosnąca złożoność otoczenia, jego zmienność, silne turbulencje, a także nieprzewidywalność i szybkość zachodzących w nim zmian wymagają podejmowania przez przedsiębiorstwa działań dostosowawczych. Wynikiem tego jest ciągłe wprowadzanie do przedsiębiorstw zmian. Muszą być one gruntownie przemyślane, odpowiednio przygotowane i realizowane. Współczesna nauka organizacji i zarządzania proponuje obecnie różne koncepcje i metody zarządzania, które należy postrzegać jako wsparcie dla realizowanych przez organizację procesów adaptacyjnych lub antycypacyjnych względem zmieniającego się otoczenia. Ma to również ogromne znaczenie, jeżeli chodzi o archiwum dokumentów.


Odpowiedzią na narastającą turbulencję otoczenia powinna być narastająca elastyczność organizacji, czyli odpowiedzią na chaos powinien być chaos, co niekoniecznie oznacza nieporządek, a w szczególności ukryty porządek. Uzasadnieniem tego podejścia są rozwierające się niebezpiecznie nożyce między turbulentnym otoczeniem, a strukturalizowaną organizacją według kanonów klasyki zarządzania. W zarządzaniu przedsiębiorstwem powinna więc znajdować zastosowanie jak najliczniejsza grupa metod i technik zarządzania, która od strony instrumentalnej pozwoliłaby podejmować najlepsze decyzje, będące obecnie pochodną wielu zmiennych i szerokiego zbioru danych. W toku ewolucyjnego rozwoju nauki o zarządzaniu pojawiło się i wciąż powstaje wiele różnorodnych, mniej lub bardziej sprecyzowanych i zoperacjonalizowanych koncepcji, podejść i metod. Poddawane weryfikacji w praktyce gospodarczej koncepcje te albo się upowszechniają, albo też stają materiałem do dalszego doskonalenia, konkretyzowania czy też integrowania z innymi już sprawdzonymi narzędziami i orientacjami. 


W odniesieniu do archiwum dokumentów miejmy świadomość, iż metody, koncepcje oraz techniki mają głównie za zadanie wzbogacić zestaw narzędzi, którymi to kadra kierownicza przedsiębiorstw mogłaby w sposób sprawny oraz skuteczny zarządzać swoimi organizacjami. Natomiast sama potrzeba dysponowania różnorodnymi narzędziami wynika z faktu, iż opracowywanie konkurencyjnych strategii, konieczność szybkiego podejmowania decyzji, umożliwiających budowanie silnej pozycji rynkowej, a także postęp, szczególnie w zakresie technologii informatycznych i przeobrażenia na rynkach, stawiają jakościowo bardzo nowe wyzwania przed zarządzającymi. Ciągłe pojawianie się jednak nowych koncepcji czy metod prowadzi lub może prowadzić do wątpliwości, jaką metodę wybrać, jak ją najlepiej wdrożyć, a w przypadku korzystania z liczniejszej grupy metod czy technik, w jakiej kolejności je wdrażać i w jakim zakresie stosować. Takie dylematy mogą mieć również charakter zarówno poznawczy i aplikacyjny. Generalnie jednak można stwierdzić, iż nowe podejście do zarządzania, lansowane przez te koncepcje oraz metody, bazuje na podejściu całościowym.

Zobacz również: